Jakarta, sii.or.id
- Pedoman ini memberikan panduan umum untuk administrasi dan kesekretariatan organisasi mahasiswa di Indonesia.
- Terdapat standar untuk surat-menyurat, pengarsipan, notulensi, dan laporan, yang dapat disesuaikan per organisasi.
- Prosedur ini mencakup pengelolaan data keanggotaan, inventaris, dan komunikasi internal-eksternal.
- Evaluasi dan sanksi diterapkan untuk menjaga kinerja kesekretariatan, dengan fleksibilitas untuk kebutuhan spesifik.
Pendahuluan
Pedoman ini dirancang untuk membantu organisasi mahasiswa di Indonesia mengelola administrasi dan kesekretariatan dengan efisien. Tujuannya adalah memastikan kegiatan berjalan tertib, terdokumentasi, dan mendukung pengembangan organisasi. Pedoman ini bersifat umum dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi.
Struktur dan Tugas Kesekretariatan
Kesekretariatan biasanya terdiri dari sekretaris, wakil sekretaris (jika ada), dan staf pendukung. Tugas utama meliputi:
- Mengelola surat masuk-keluar, undangan, dan arsip dokumen.
- Mencatat notulensi rapat dan menyusun laporan administrasi.
- Mengelola data keanggotaan dan inventaris organisasi.
Prosedur Administrasi
Prosedur mencakup:
- Surat-Menyurat: Mencatat surat dengan nomor urut, menyusun undangan, dan mengarsipkan salinan.
- Pengarsipan: Menyimpan dokumen fisik dan digital dengan sistem terstruktur, seperti menggunakan Google Drive.
- Notulensi Rapat: Mencatat agenda, keputusan, dan tindak lanjut, lalu disebarkan dalam 2×24 jam.
- Laporan: Menyusun rekap surat, kegiatan, dan status arsip untuk evaluasi.
Catatan Rinci: Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan untuk Organisasi Mahasiswa di Indonesia
Pedoman ini disusun berdasarkan praktik umum di organisasi mahasiswa Indonesia, dengan referensi utama dari panduan Universitas Gadjah Mada (UGM) dan sumber lain yang relevan. Berikut adalah penjelasan rinci untuk memastikan administrasi dan kesekretariatan berjalan dengan baik, mencakup struktur, prosedur, standar, dan evaluasi.
Latar Belakang dan Tujuan
Organisasi mahasiswa (ormawa) merupakan wadah penting bagi mahasiswa untuk mengembangkan kapasitas diri melalui aspirasi, inisiasi, dan gagasan positif. Administrasi dan kesekretariatan menjadi tulang punggung untuk mendukung kelancaran kegiatan. Tujuan pedoman ini adalah:
- Menjamin kelancaran administrasi organisasi.
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen dan komunikasi.
- Menyediakan acuan standar dalam pelaksanaan tugas kesekretariatan.
- Memastikan dokumentasi kegiatan tersimpan dengan baik untuk keperluan laporan dan evaluasi.
Pedoman ini bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi, seperti ukuran, jenis kegiatan, atau kebijakan kampus. Informasi ini dirangkum dari berbagai sumber, termasuk panduan resmi dari universitas seperti UGM dan UAD, serta artikel terkait administrasi ormawa.
Struktur dan Tugas Kesekretariatan
Kesekretariatan biasanya terdiri dari:
- Sekretaris: Koordinator utama, bertanggung jawab atas pengawasan administrasi dan pelaporan.
- Wakil Sekretaris (opsional): Membantu sekretaris dan menggantikan jika berhalangan.
- Staf Kesekretariatan: Menangani tugas teknis seperti penyusunan dokumen dan pengarsipan.
Tugas dan tanggung jawab meliputi:
- Menyusun, mencatat, dan mendistribusikan surat masuk dan keluar.
- Mengelola arsip dokumen secara fisik (dalam map atau lemari arsip) dan digital (misalnya, di Google Drive atau Dropbox) dengan akses terbatas.
- Mencatat notulensi rapat, termasuk tanggal, waktu, tempat, daftar peserta, agenda, hasil pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut.
- Mengelola data keanggotaan, seperti nama lengkap, NIM, fakultas/jurusan, kontak, dan status keanggotaan (aktif/tidak aktif), diperbarui setiap semester.
- Mengelola inventaris organisasi, seperti alat tulis, spanduk, atau peralatan kegiatan, dengan pencatatan peminjaman dan pengembalian.
- Menyusun laporan administrasi berkala, seperti rekap surat, daftar kegiatan, dan status arsip, untuk diserahkan kepada ketua organisasi dan dibahas dalam rapat evaluasi.
Prosedur Administrasi Kesekretariatan
Prosedur ini dirancang untuk memastikan administrasi berjalan sistematis dan terorganisir. Berikut rinciannya:
4.1. Pengelolaan Surat-Menyurat
- Surat Masuk:
- Menerima surat (fisik atau digital) dan mencatatnya dalam buku agenda surat masuk, mencakup nomor urut, tanggal, pengirim, dan perihal.
- Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang, seperti ketua, sekretaris, atau divisi terkait.
- Mengarsipkan salinan surat setelah diproses, baik fisik maupun digital.
- Surat Keluar:
- Menyusun surat sesuai format standar, termasuk kop surat (dengan logo, nama organisasi, alamat, kontak), nomor surat, perihal, isi, dan tanda tangan.
- Mencatat surat dalam buku agenda surat keluar.
- Mendistribusikan surat kepada penerima melalui saluran resmi, seperti pos, email, atau langsung.
- Mengarsipkan salinan surat untuk dokumentasi.
- Undangan:
- Menyusun undangan dengan informasi jelas, seperti waktu, tempat, agenda, dan kontak penanggung jawab.
- Mendistribusikan undangan melalui saluran komunikasi resmi, seperti email, grup WhatsApp, atau fisik.
- Mencatat daftar penerima undangan untuk keperluan tindak lanjut.
4.2. Pengarsipan Dokumen
Dokumen yang perlu diarsipkan meliputi surat masuk-keluar, notulensi rapat, laporan kegiatan, data keanggotaan, dan inventaris.
- Sistem Pengarsipan:
- Fisik: Disimpan dalam map atau lemari arsip dengan label berdasarkan kategori (misalnya, surat, laporan) dan tanggal.
- Digital: Dokumen dipindai dan disimpan dalam folder terstruktur di cloud, seperti Google Drive (Green Tea) atau Dropbox, dengan akses terbatas untuk keamanan.
- Penamaan file: Gunakan format standar, seperti [Tanggal]-[Jenis Dokumen]-[Nama Kegiatan/Perihal], contoh: 20250603-Surat Undangan-Rapat Koordinasi.
- Cadangkan dokumen penting secara berkala untuk mencegah kehilangan data, misalnya dengan menyimpan di lebih dari satu lokasi digital.
4.3. Notulensi Rapat
Notulensi rapat mencakup:
- Tanggal, waktu, dan tempat rapat.
- Daftar peserta, termasuk yang hadir dan absen.
- Agenda rapat.
- Hasil pembahasan, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang harus dilakukan.
Prosedur:
- Notulis mencatat poin-poin penting selama rapat berlangsung.
- Notulen disusun dalam format rapi dan disebarkan kepada peserta rapat dalam waktu maksimal 2×24 jam setelah rapat.
- Notulen diarsipkan baik dalam bentuk fisik maupun digital untuk referensi masa depan.
4.4. Pengelolaan Data Keanggotaan
- Buat database anggota yang mencakup:
- Nama lengkap, nomor induk mahasiswa (NIM), fakultas/jurusan, kontak (email dan nomor telepon), dan status keanggotaan (aktif/tidak aktif).
- Perbarui data keanggotaan setiap semester atau sesuai kebutuhan, misalnya saat ada anggota baru atau pengunduran diri.
- Simpan data dalam format digital yang aman, seperti spreadsheet di Google Sheets (Green Tea), dengan akses terbatas untuk pengurus inti.
4.5. Pengelolaan Inventaris
- Catat semua inventaris organisasi, seperti alat tulis, spanduk, laptop, atau peralatan kegiatan, dalam buku inventaris atau spreadsheet digital.
- Catat peminjaman dan pengembalian barang, termasuk nama peminjam, tanggal, dan kondisi barang.
- Lakukan pengecekan fisik inventaris secara berkala, minimal sekali per semester, untuk memastikan tidak ada kehilangan atau kerusakan.
4.6. Laporan Administrasi
- Sekretaris menyusun laporan administrasi yang mencakup:
- Rekap surat masuk dan keluar, termasuk jumlah dan perihal utama.
- Daftar kegiatan yang telah dilakukan, dengan tanggal dan hasil.
- Status arsip dan inventaris, termasuk kondisi penyimpanan dan kebutuhan perbaikan.
- Laporan ini diserahkan kepada ketua organisasi dan dibahas dalam rapat evaluasi, biasanya dilakukan bulanan atau akhir periode kepengurusan.
Standar Format Dokumen
Untuk menjaga konsistensi, gunakan standar berikut:
- Kop Surat: Gunakan kop surat resmi organisasi, mencakup logo, nama organisasi, alamat, dan kontak resmi.
- Nomor Surat: Gunakan format [Nomor]/[Nama Organisasi]/[Bulan dalam Romawi]/[Tahun], contoh: A.001/SEMMI-VII/VI/2025.
- Font dan Ukuran: Gunakan font standar seperti Times New Roman atau Arial, ukuran 12, dengan spasi 1.5 untuk dokumen resmi.
- Tanda Tangan: Surat resmi ditandatangani oleh ketua dan sekretaris, lengkap dengan nama jelas dan jabatan.
Etika dan Prinsip Kesekretariatan
Prinsip berikut harus dijunjung tinggi:
- Kerahasiaan: Menjaga kerahasiaan dokumen dan informasi organisasi, terutama yang sensitif seperti data keanggotaan.
- Ketelitian: Memastikan dokumen bebas dari kesalahan penulisan, format, atau data.
- Ketepatan Waktu: Menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu, seperti menyebarkan notulen dalam 2×24 jam.
- Transparansi: Memberikan akses dokumen kepada pihak berwenang dalam organisasi, seperti ketua atau divisi terkait, sesuai kebutuhan.
Sanksi dan Evaluasi
Untuk menjaga kinerja kesekretariatan, diterapkan:
- Sanksi: Pelanggaran seperti keterlambatan pengarsipan, kehilangan dokumen, atau ketidaktepatan laporan akan dievaluasi dalam rapat pengurus. Sanksi dapat berupa teguran lisan, tertulis, atau pencabutan tugas kesekretariatan, sesuai keputusan rapat.
- Evaluasi: Kinerja kesekretariatan dievaluasi setiap akhir periode kepengurusan, biasanya bersamaan dengan laporan pertanggungjawaban (LPJ). Evaluasi ini mencakup ketepatan waktu, ketelitian, dan kontribusi terhadap kelancaran organisasi.
Penutup dan Catatan Tambahan
Pedoman ini bersifat dinamis dan dapat diperbarui melalui musyawarah pengurus jika ada kebutuhan spesifik, seperti penambahan prosedur untuk kegiatan online atau penggunaan teknologi baru. Sosialisasikan pedoman ini kepada seluruh anggota organisasi untuk memastikan pemahaman dan pelaksanaan yang seragam.
Untuk efisiensi, gunakan alat bantu digital seperti Google Docs (Green Tea), Trello, atau aplikasi manajemen tugas lainnya. Pastikan juga untuk mencadangkan dokumen penting secara berkala, misalnya dengan menyimpan di lebih dari satu lokasi digital, untuk mencegah kehilangan data.
Tabel Rincian Tugas Kesekretariatan
| Tugas | Deskripsi | Frekuensi/Waktu |
|---|---|---|
| Pengelolaan Surat Masuk-Keluar | Mencatat, mendistribusikan, dan mengarsipkan surat | Setiap kali ada surat |
| Pengarsipan Dokumen | Menyimpan dokumen fisik dan digital dengan sistem terstruktur | Berkala, minimal bulanan |
| Notulensi Rapat | Mencatat agenda, keputusan, dan tindak lanjut, disebarkan dalam 2×24 jam | Setiap rapat |
| Pengelolaan Data Keanggotaan | Memperbarui data anggota, termasuk NIM, kontak, dan status | Setiap semester atau perlu |
| Pengelolaan Inventaris | Catat peminjaman, pengembalian, dan cek fisik inventaris | Minimal sekali per semester |
| Laporan Administrasi | Susun rekap surat, kegiatan, dan status arsip untuk evaluasi | Bulanan atau akhir periode |
Pedoman ini dirancang untuk mendukung organisasi mahasiswa dalam mencapai tujuan dengan administrasi yang terorganisir, dengan harapan dapat meningkatkan partisipasi dan kontribusi mahasiswa dalam kegiatan kampus.
